FTA's forretningsorden

1.0 Forretningsordenens hjemmel

1.1 Forretningsorden er fastsat af bestyrelsen i henhold til §5.08 i vedtægterne. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Bestyrelsen er foreningens øverste myndighed mellem generalforsamlingerne.

1.2 Når et nyt medlem indtræder i bestyrelsen, vil forretningsordnen skulle godkendes på ny af den nye bestyrelse jf. §5.08 i vedtægterne.

 

2.0 Rammer for bestyrelsesmøder

 

2.1 Bestyrelsen holder møde mindst 4 gange årligt. Jf. vedtægterne § 5.06

 

2.2 Formanden kan indkalde til bestyrelsesmøder, når han skønner det nødvendigt. Herudover kan bestyrelsen indkaldes efter behov af formanden på begæring af foreningens revisor eller to øvrige medlemmer af bestyrelsen jf. vedtægterne §5.06

 

3.0 Indkaldelse af møder

 

3.1 Formanden indkalder til møderne. Jf. vedtægterne §5.06

 3.2 Indkaldelserne, der skal indeholde tid og sted for møderne, skal ske med mindst 30 dages varsel. Jf. vedtægterne §5.06
Materiale, som ønskes behandlet på et kommende bestyrelsesmøde, skal være sekretariatet i hænde senest 10 hverdage før bestyrelsesmødet.
Sekretariatet udsender 8 dage inden bestyrelsesmødet dagsorden, sekretariatets sagsfremstilling til de enkelte punkter og bilag til bestyrelsesmedlemmerne.

3.3 Sekretariatslederen deltager i møderne som referent og med taleret.

 

4.0 Ledelse af møderne

 

4.1 Formanden leder møderne. I tilfælde af formandens eventuelle fravær ledes møderne af næstformanden. Jf. vedtægterne §5.08

 

4.2 Efter sagers behandling på bestyrelsesmødet offentliggøres referater m.v. på foreningens hjemmeside. Bestyrelsen kan beslutte at visse dokumenter er fortrolige.

 

5.0 Beslutningsdygtighed

 

5.1 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, jf. vedtægterne § 5.05.

 

6.0 Afstemning

 

6.1 Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal jf. vedtægterne §5.05

 

6.2 I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende jf. vedtægterne §5.05

 

7.0 Forhandlingsprotokol

 

7.1 Der skal føres et beslutningsreferat over bestyrelses-møderne.
Senest 8 dage efter bestyrelsesmødet udsendes referat fra bestyrelsesmødet og bestyrelsen kan herefter kommenterer referatet i 8 dage, hvorefter referatet er godkendt.

 

7.2 Et bestyrelsesmedlem kan fremkomme med en mindretalsudtalelse på bestyrelsesmødet og få denne indskrevet i referatet.

 

8.0 Bestyrelsens behandling og beslutning af sager mellem to bestyrelsesmøder

8.1 Stk. 1. Sager kan rundsendes til behandling og beslutning, når det drejer sig om sager, som har været på bestyrelsens dagsorden eller nye sager som dog maks. har en økonomisk forpligtelse for foreningen på op til kr. 100.000,-.  En enig bestyrelse kan dispensere fra disse krav.

 Stk. 2. Bestyrelsen har 8 dage til at kommentere rundsendte sager fra sekretariatet. Bestyrelsesmedlemmer opfordres til i det omfang det skønnes relevant at rundsende kommentarer til de andre bestyrelsesmedlemmer.

 

Stk. 3. Efter udløbet af de 8 dage opsummerer sekretariatet de indkomne kommentarer og rundsender det endelige dokument med de indkomne kommentarer, hvormed sagen er afsluttet. Sådanne beslutninger skal efterfølgende altid indgå i punktet ”orientering fra sekretariatet” på førstkommende bestyrelsesmøde.

 

9.0 Bestyrelsens pligter m.h.t. virksomhedens ledelse

 

9.1 Jf. vedtægterne §5.10 skal bestyrelsen etablere et sekretariat til den daglige drift og administration af foreningens mærkeordning.

 

9.2 Sekretariatet varetager den daglige administration af foreningens opgaver. Sekretariatet leder foreningens virksomhed i overensstemmelse med bestyrelsens vedtagelser, principielle retningslinier fastsat i foreningens vedtægter samt beslutninger på foreningens generalforsamlinger.

 

9.3 Sekretariatslederen har det daglige ledelsesansvar for sekretariatet og repræsenterer i dagligdagen foreningen udadtil

10.0 Kontrol med bogføring

 

10.1 Bestyrelsen skal påse at bogføringen sker i overensstemmelse med årsregnskabsloven, at foreningen opfylder forpligtelser som arbejdsgiver og overholder told og skatte regler. Dette sker fortrinsvis via foreningens revisor.

 

10.2 Tegningsretten udgøres af formanden

 

10.3 Sekretariatslederen har ansvaret for at påse at en given vare eller ydelse er leveret og indstiller herefter bilaget til godkendelse hos formanden, som anviser bilaget til betaling.

 

10.4 Sekretariatslederen er bemyndiget til at disponere i sager, hvor der ikke foreligger budgetposter på beløb op til kr. 10.000,-.

 

11.0 Regningsgodkendelse

 

11.1 Den praktiske godkendelse af foreningens udgifter foregår på følgende måde:
Sekretariatslederen har ansvaret for at påse at en given vare eller ydelse er leveret og indstiller herefter bilaget til godkendelse hos formanden, som anviser bilaget til betaling.
Sekretariatslederen har selvstændigt bemyndigelse til at godkende udgifter og anvise fakturaer til betaling på et beløb på op til kr. 15.000,-.

Alle udlæg og rejseafregninger som skal udbetales til sekretariatslederen skal anvises af formanden. (Kan ske efterfølgende om nødvendigt)

 

12.0 Betaling

 

12.1 Når et bilag er endeligt godkendt kan betaling foregå på én af 3 følgende måder:
1. Netbank: bilaget indtastes i netbank. Sekretariatslederen har adgang til at indtaste og godkende betalinger i netbank - maks kr. 150.000 pr. dag -, når disse bilag er godkendt jf punkterne 10.0 og 11.0 ovenfor.
2. Kontant betaling: Når et bilag er endeligt godkendt kan bilaget indleveres i banken til betaling. Her skal dog benyttes foreningens hævekort med foto og underskrift. Hævekort udstedes til sekretariatslederen.
3. Kassebeholdning: På sekretariatet forefindes en pengekasse med et mindre administrationsbeløb hvor mindre omkostninger kan dækkes. Her kan små bilag samles og der føres kassebog herfor. Råderet over kassen varetages af sekretariatslederen. (Praktiseres dog ikke p.t.)

13.0 Formandens informationspligt

 

13.1 Formanden skal informere bestyrelsen om alle væsentlige forhold vedr. virksomheden.  Bestyrelsen informeres løbende om de væsentligste beslutninger, der træffes af formanden og sekretariatslederen, så som referater fra møder, høringssvar, brevveksling, ansøgninger m.v.

 

13.2 Formanden påser, at arbejdet foregår indenfor rammerne af de vedtagne beslutninger truffet af bestyrelse eller generalforsamling og sørger for fornøden administrativ bistand til de af bestyrelsen nedsatte arbejdsopgaver eller arbejdsgrupper og koordinerer arbejdet mellem disse.

 

14.0 Bestyrelsens forhold til sekretariatet

 

14.1 Bestyrelsen nedsætter et ansættelsesudvalg, der ansætter og afskediger personale.

Stk. 1. Medarbejdere i sekretariatet aflønnes efter regler fastsat af bestyrelsen. Der er tale om beskæftigelse med foreningens sekretariat som arbejdssted.

Stk. 2. Medarbejdere i sekretariatet er ansat i henhold til ansættelseskontrakt med tilhørende stillingsbeskrivelse. Som arbejdsredskab får medarbejdere en mobiltelefon samt EDB udstyr og dertil hørende opkobling stillet til rådighed. Derudover udstyres medarbejdere med det nødvendige udstyr forbundet med løsningen af jobbet. – det være sig registreringsudstyr, måleudstyr o.a.

Stk. 3. Antallet af faste medarbejdere i sekretariatet og arbejdsopgavernes fordeling fastlægges af bestyrelsen.

 

15.0 Årsberetning og årsregnskab

 

15.1 Årsberetning udarbejdes af formanden i samarbejde med sekretariatet til indstilling til bestyrelsen til efterfølgende godkendelse på årets generalforsamling jf. vedtægterne 4.02 punkt 3.

 

15.2 Årsregnskabet udarbejdes af FTA’s statsautoriserede revisorer til efterfølgende behandling på bestyrelsesmødet og herefter godkendelse på generalforsamlingen jf. vedtægterne 4.02. punkt 4.

 

16.0 Refusion af bestyrelsens omkostninger

 

16.1 Bestyrelsen får refunderet rejseomkostninger i henhold til statens takster til bestyrelsesmøder og andre udgifter, som bestyrelsen eller sekretariatet har pålagt den enkelte.

 

16.2 Formandsposten i Foreningen Tilgængelighed for Alle er en ikke aflønnet post.
Formandens udgifter til ophold, diæter og rejseomkostninger afholdes i nødvendigt omfang i henhold til statens takster eller efter regning.
Foreningen afholder de af formanden andre dokumenterede udgifter forbundet med varetagelsen af opgaven som formand (f.eks. telefon, mobiltelefon og internetopkobling samt computer o.a.)

 

17.0 Forhold til omverdenen

 

17.1 Foreningens formand repræsenterer FTA udadtil. Dette skal ses i lyset af at formanden er valgt og derfor kan stilles til demokratisk ansvar. Bestyrelse og sekretariatslederen vil dog i praksis i en række sammenhænge være foreningens ansigt udadtil.

 

18.0 Orientering af medarbejderne om foreningens forhold

 

18.1 Sekretariatslederen er forpligtet til at informere eventuelle medarbejdere om bestyrelsens beslutninger

 

19.0 Bestyrelsens tavshedspligt

 

19.1 Bestyrelsen kan beslutte at enkelte punkter kan være belagt med tavshedspligt.

 

20.0 Inhabilitet

 

20.1 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i bestyrelsens drøftelser eller afstemninger om spørgsmål om aftaler mellem foreningen og ham/hende selv. Et bestyrelsesmedlem må ej heller deltage i forhandlinger eller afstemning om foreningens søgsmål mod ham/hende selv, eller om aftale mellem foreningen og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis han/hun har en væsentlig interesse deri, der kan være stridende mod foreningens.

Sekretariatsmedarbejdere kan på begæring af et bestyrelsesmedlem blive bedt om ikke at være til stede ved behandling af et konkret punkt f.eks. ansættelsesforhold.

 

21.0 Bestyrelsens kontrol

 

21.1 Et bestyrelsesmedlem er forpligtet til af egen drift at give oplysning om sin eventuelle inhabilitet

 

21.2 Opstår der tvivl om et bestyrelsesmedlems habilitet, er det pågældende medlem forpligtet til enten ikke at deltage i drøftelsen og afstemningen af det pågældende forhold eller besvare alle de oplysninger, som bestyrelsen måtte kræve for at træffe afgørelse i spørgsmål om inhabiliteten

 

22.0 Ændringer i forretningsordenen

 

22.1 Ændringer i forretningsordenen kan foretages af bestyrelsen til enhver tid såfremt der opnås flertal herfor Jf. vedtægterne §5.05 og 5.08 

 

 

Forretningsorden vedtaget april 2008